Smartworking: 5 consigli per organizzare lo spazio di lavoro

da | Mar 29, 2024 | Smart Working

Lo Smartworking sta diventando una modalità di lavoro sempre più diffusa, offrendo numerosi vantaggi sia a liberi professionisti che alle aziende che decidono di implementarlo per i propri e le proprie dipendenti.
Se hai già letto il primo articolo Come fare ordine nel tuo lavoro, saprai quanto l’organizzazione sia fondamentale per lavorare da casa in modo efficiente e produttivo.

In questo secondo articolo del filone “Organizzazione” che ci accompagnerà fino all’estate, ci concentreremo sulla creazione di un ufficio domestico funzionale e confortevole. In un primo momento, passeremo in rassegna gli elementi fondamentali da considerare nella scelta e preparazione dell’ambiente di lavoro. Un approfondimento ad hoc è invece dedicato alla scrivania: il cuore del tuo smartworking.

 

Perché è importante avere una postazione di lavoro dedicata?

Lavorare da casa in smartworking può essere davvero comodo, ma è importante avere uno spazio dedicato al lavoro per mantenere una buona concentrazione e produttività. Una postazione di lavoro ben organizzata, ti permette di:

Separare la vita lavorativa da quella privata. Avere un ufficio domestico aiuta a creare una netta divisione tra le due sfere, evitando di lavorare durante le ore di relax e di mescolare troppo i due ambiti
Migliorare la concentrazione. Un ambiente tranquillo e privo di distrazioni ti permette di concentrarti meglio sui tuoi compiti e di essere più efficiente.
Avere tutto a portata di mano. Una postazione di lavoro organizzata ti permette di avere a portata di mano tutti gli strumenti necessari per lavorare, evitando di perdere tempo a cercarli.

1. Scegli la giusta location.

• Identifica un ambiente tranquillo e luminoso, lontano da fonti di distrazione come la TV, uno spazio di passaggio o che contiene elementi che già sai potrebbero distrarti.
• Se ne hai la possibilità, definisci una stanza da poter utilizzare come ufficio. In alternativa, puoi creare un angolo di lavoro in un ambiente più ampio, come il soggiorno o la camera da letto.
• Assicurati che la postazione di lavoro sia ergonomica: scegli una scrivania e una sedia comode e adatte alla tua altezza.

2. Arreda lo spazio in modo funzionale.

Prepara la scrivania con tutto il necessario per lavorare: computer, telefono, agenda, block notes ecc…mentre stampante e scorte di cancelleria potrebbero essere collocate più lontano.
Organizza i documenti e le penne in modo ordinato, utilizzando cartelle, raccoglitori e portapenne.
Personalizza lo spazio con foto, piante o altri oggetti che ti piacciono per renderlo più accogliente.

3. Illumina adeguatamente l’ambiente.

• La luce naturale è la migliore per lavorare. Posiziona la scrivania vicino a una finestra, se possibile.
• Utilizza una lampada da tavolo per illuminare il piano di lavoro in caso di luce insufficiente.
• Evita i riflessi di luce sullo schermo del computer.

4. Minimizza le distrazioni.

Disattiva le notifiche del telefono e del computer quando lavori.
• Metti il telefono in modalità silenziosa.
• Informa chi vive con te che stai lavorando e che hai bisogno di concentrazione.

5. Fai pause regolari.

Alzati in piedi e muoviti ogni 20-30 minuti per evitare di irrigidire i muscoli.
• Fai una pausa di 5-10 minuti ogni ora per riposare gli occhi e la mente.
• Approfitta delle pause più lunghe per fare una breve passeggiata o per fare qualche esercizio di stretching (si è possibile, e funzionale).

 

Lo spazio di lavoro non è solo un luogo fisico dove svolgiamo le nostre attività lavorative, ma è anche un ambiente che può influenzare il nostro stato mentale e il nostro benessere.
Un ufficio domestico disordinato e caotico può creare un senso di confusione e di stress, mentre un ambiente ordinato e ben organizzato può favorire la concentrazione, la creatività e la produttività.

Per questo, molta della qualità del tuo lavoro passa per l’organizzazione della tua scrivania. Vediamo come.

 

La scrivania: il cuore del tuo ufficio domestico

La scrivania è l’elemento centrale dello smartworking domestico. È il luogo dove trascorrerai la maggior parte del tuo tempo lavorativo, quindi è importante scegliere una scrivania che sia comoda, funzionale e adatta alle tue esigenze.
Ecco alcuni suggerimenti pratici per scegliere la scrivania giusta:
Considera lo spazio a disposizione, se hai a disposizione un ambiente dedicato al lavoro, puoi scegliere una scrivania di dimensioni generose. Se invece devi ricavare un angolo ufficio in un ambiente più piccolo, opta per una scrivania compatta.
Valuta la tua altezza e la tua postura: la scrivania dovrebbe essere ad un’altezza tale da permetterti di mantenere una postura corretta, con i piedi ben appoggiati a terra e le braccia rilassate. Potresti pensare ad una scrivania che si regoli in altezza per permetterti di alternare momenti in piedi.

Oltre alla scrivania, è importante avere a disposizione un archivio per organizzare documenti e materiali di lavoro.
Per scegliere l’archivio giusto:
Considera la quantità di documenti che devi archiviare: se hai bisogno di archiviare molti documenti nel tuo smartworking, opta per un archivio con più ripiani e cassetti. Se invece hai solo pochi documenti, puoi scegliere un archivio compatto, sfruttando anche gli spazi verticali, come la parete accanto, o dietro le tue spalle.
• Se tratti dati sensibili, pensa ad un archivio con un sistema di chiusura sicuro: questo ti permetterà di proteggere i tuoi documenti da accessi indesiderati.

 

Altri consigli pratici per organizzare la scrivania e l’archivio.

Riponi i documenti e gli oggetti che usi più frequentemente su un piano d’appoggio vicino alla scrivania.
• Utilizza cartelle, raccoglitori e portapenne per ordinare i tuoi documenti.
Etichetta le cartelle e i raccoglitori per facilitare la ricerca dei documenti.
Elimina regolarmente i documenti che non ti servono più.

Come vedi, è importante, ma soprattutto possibile, creare un ufficio domestico che sia funzionale, confortevole e stimolante per favorire il tuo smartworking. Scegliendo i mobili giusti, organizzando lo spazio in modo efficiente e personalizzando l’ambiente con oggetti che ti piacciono, potrai creare un luogo di lavoro dove ti sentirai a tuo agio e dove potrai lavorare al meglio delle tue capacità.

 

“L’ambiente in cui viviamo influenza il modo in cui pensiamo e sentiamo.”

Winston Churchill

 

Vuoi riuscire ad organizzare meglio il tuo spazio di lavoro? Possiamo farlo insieme!

Questo articolo fa parte del filone “Organizzazione” che ci accompagnerà fino all’estate, se non l’hai ancora fatto, leggi il primo Come fare ordine nel tuo lavoro.

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L’ho creato per fornirti una guida attuale allo smart working, ponendo un’attenzione particolare sull’organizzazione del lavoro e la gestione del tempo.

È ricco di informazioni utili ed esempi di strumenti e tecniche che vogliono supportare liberi professionisti e aziende con dipendenti in smart working per la riuscita di questa scelta professionale.

Daniela Perfetti, professional organizer per l’azienda e la libera professione

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