Télétravail : 5 conseils pour organiser l’espace de travail

par | Mar 29, 2024 | Travail intelligent

Le télétravail devient un mode de travail de plus en plus répandu, offrant de nombreux avantages aux indépendants et aux entreprises qui décident de le mettre en œuvre pour leurs propres employés.
Si vous avez déjà lu le premier article Comment mettre de l’ordre dans votre travail, vous saurez à quel point l’organisation est essentielle pour travailler à domicile de manière efficace et productive.

Dans ce deuxième article de la filière « Organisation » qui nous accompagnera jusqu’à l’été, nous nous concentrerons sur la création d’un bureau à domicile fonctionnel et confortable pour votre télétravail. Dans un premier temps, nous passerons en revue les éléments fondamentaux à prendre en compte dans le choix et la préparation de l’environnement de travail. Un approfondissement ad hoc est dédié au bureau : le cœur de tout télétravail.

Pourquoi est-il important d’avoir un poste de travail dédié?

Travailler à domicile peut être très pratique, mais il est important d’avoir un espace de travail dédié pour maintenir une bonne concentration et productivité. Un poste de travail bien organisé vous permet de:

Séparer vie professionnelle et vie privée. Avoir un bureau à domicile aide à créer une nette division entre les deux sphères, en évitant de travailler pendant les heures de détente et de trop mélanger les deux domaines
Améliorer la concentration. Un environnement calme et sans distraction vous permet de mieux vous concentrer sur vos tâches et d’être plus efficace.
Avoir tout à portée de main. Un poste de travail organisé vous permet d’avoir à portée de main tous les outils nécessaires pour travailler, en évitant de perdre du temps à les chercher.

1. Choisissez le bon emplacement.

• Identifiez un environnement calme et lumineux, loin des sources de distraction comme la télévision, un espace de passage ou qui contient des éléments qui pourraient vous distraire.
• Si vous en avez la possibilité, définissez une pièce que vous pouvez utiliser comme bureau. Alternativement, vous pouvez créer un coin de travail dans un environnement plus large, comme le salon ou la chambre.
• Assurez-vous que le poste de travail est ergonomique : choisissez un bureau et une chaise confortables et adaptés à votre taille.

2. Meubler l’espace de manière fonctionnelle.

Préparez votre bureau avec tout ce dont vous avez besoin pour travailler : ordinateur, téléphone, agenda, bloc-notes etc… tandis que l’imprimante et les fournitures de bureau pourraient être placées plus loin.
Organisez vos documents et stylos de manière ordonnée, en utilisant des dossiers, des classeurs et des porte-stylos.
Personnalisez l’espace avec des photos, des plantes ou d’autres objets que vous aimez pour le rendre plus confortable.

3. Éclaire correctement la pièce.

• La lumière naturelle est la meilleure solution pour travailler. Placez votre bureau près d’une fenêtre si possible.
• Utilisez une lampe de table pour éclairer l’espace de travail en cas de lumière insuffisante.
• Évitez les reflets de lumière sur l’écran de votre ordinateur.

4. Minimise les distractions.

Désactivez les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur lorsque vous travaillez.
• Mettez votre téléphone en mode silencieux.
• Informez votre conjoint que vous travaillez et que vous avez besoin de concentration.

5. Faites des pauses régulières.

Levez-vous et bougez toutes les 20 à 30 minutes pour éviter de raidir vos muscles.
Faites une pause de 5 à 10 minutes toutes les heures pour vous reposer les yeux et l’esprit.
• Profitez des pauses les plus longues pour une courte promenade ou pour faire quelques exercices d’étirement (c’est possible, et fonctionnel).

L’espace de travail n’est pas seulement un lieu physique où nous effectuons nos activités de travail, mais c’est aussi un environnement qui peut affecter notre état mental et notre bien-être.
Un bureau à domicile désordonné et chaotique peut créer un sentiment de confusion et de stress, tandis qu’un environnement ordonné et bien organisé peut favoriser la concentration, la créativité et la productivité.

Pour cela, beaucoup de la qualité de votre travail passe par l’organisation de votre bureau. Voyons comment.

Le bureau : le cœur de votre bureau à domicile

Le bureau est le cœur de tout télétravail. C’est l’endroit où vous passerez la plupart de votre temps de travail, il est donc important de choisir un bureau confortable, fonctionnel et adapté à vos besoins.

Voici quelques conseils pratiques pour choisir le bon bureau :
Considérez l’espace disponible, si vous avez un environnement de travail dédié, vous pouvez choisir un bureau de taille généreuse. Si vous avez besoin d’un coin bureau plus petit, optez pour un bureau compact.
Évaluez votre taille et votre posture : le bureau doit être à une hauteur telle que vous puissiez maintenir une posture correcte, les pieds bien au sol et les bras détendus. Vous pourriez penser à un bureau qui s’ajuste en hauteur pour vous permettre d’alterner des moments debout.

En plus du bureau, il est important de disposer d’une archive pour organiser les documents et le matériel de travail.
Pour choisir la bonne archive:
Considérez la quantité de documents que vous devez stocker : si vous avez besoin de stocker beaucoup de documents en télétravail, optez pour une archive avec plusieurs étagères et tiroirs. Si vous n’avez que quelques documents, vous pouvez choisir une archive compacte, en profitant également des espaces verticaux, comme le mur à côté ou derrière vos épaules.
• Si vous traitez des données sensibles, pensez à une archive avec un système de fermeture sécurisé : cela vous permettra de protéger vos documents contre les accès indésirables.

 

Autres conseils pratiques pour organiser le bureau et les archives.

Rangez les documents et les objets que vous utilisez le plus souvent sur un plan de travail près du bureau.
• Utilisez des dossiers, des classeurs et des porte-stylos pour trier vos documents.
Étiquetez les dossiers et les classeurs pour faciliter la recherche de documents.
Supprimez régulièrement les documents dont vous n’avez plus besoin.

Comme vous le voyez, il est important, mais surtout possible, de créer un bureau à domicile fonctionnel, confortable et stimulant pour faciliter votre télétravail. En choisissant les bons meubles, en organisant efficacement l’espace et en personnalisant l’environnement avec des objets que vous aimez, vous pourrez créer un lieu de travail où vous vous sentirez à l’aise et où vous pourrez travailler au mieux de vos capacités.

 

« L’environnement dans lequel nous vivons influence notre façon de penser et de ressentir. »
Winston Churchill

 

Voulez-vous mieux organiser votre espace de travail? Nous pouvons le faire ensemble!
Cet article fait partie de la filière « Organisation » qui nous accompagnera jusqu’à l’été, si vous ne l’avez pas encore fait, lisez le premier Comment mettre de l’ordre dans votre travail.

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Il est riche d’informations utiles et d’exemples d’outils et de techniques qui veulent aider les indépendants et les entreprises avec des employés dans le télétravail à réussir ce choix professionnel.

Daniela Perfetti, organisatrice professionnelle pour entreprises et indépendants

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